Veřejný sektor je na rozdíl od podnikatelských subjektů při zadávání zakázek svázán časovými termíny, omezenými finančními zdroji a některými zákonnými požadavky. Aby veřejný subjekt našel dodavatele, který by byl ochoten maximum těchto požadavků splnit -- především cenu a termín dodání, potřebuje vytvořit co největší konkurenci. Bohužel, současná praxe hovoří spíše o nedostatku lokálních dodavatelů v mnoha oborech, která vede spíše k tomu, že podmínky si nakonec diktuje dodávající firma. Příčinou tohoto stavu je nejčastěji omezený počet kontaktů daného města na firmy, které by měly zájem se výběrového řízení zúčastnit. Zvýšit počet potenciálních dodavatelů (a tím i konkurenci) ve veřejném sektoru -- to je úkol, který si vytkl systém Axis4.info, Centrální registr produktů a firem Hospodářské komory ČR, na jehož tvorbě spolupracovala společnost Kaktus Software.

Výzvy

Centrální registr produktů a firem Hospodářské komory ČR Axis4.info poskytuje služby v oblasti navazování nových obchodních kontaktů a prostor pro výměnu informací mezi firmami. Dnes ho podporuje více než 180 měst s rozšířenou působností z většiny krajů ČR. Systém je rovněž součástí informačních zdrojů regionálních samospráv. Axis4.info je provozován na adresách axis4.komora.cz a www.Axis4.info.

Základním úkolem projektu bylo datové propojení systému Hospodářské komory a systému Axis4.info. Primárním cílem bylo rozšíření a celkové zkvalitnění databáze, resp. údajů o firmách v různých odvětvích, a přitom zefektivnění správy systému směrem k větší jednoduchosti a uživatelské přívětivosti. Centrální registr produktů a firem Axis4.info dnes čítá téměř 200 000 záznamů o firmách a jejich produktech. Společnost Axis4, a. s., si jako technologického partnera pro realizaci projektu vybrala společnost Kaktus Software.

Řešení

Kompletnímu řešení a vývoji předcházela podrobná analýza a vypracování prováděcího projektu. Výsledkem byl návrh řešení "ušitého na míru zákazníkovi" -- datové propojení je postavené na principu webových služeb. Každá strana nabízí identickou webovou službu, která přijímá synchronizační balíčky ve formě datového záznamu o firmě. V praxi to znamená, že např. CRM systém Hospodářské komory ČR vyvolá webovou službu na straně Axis4.info a této webové službě pošle postupně všechna potřebná data. Posílají se vždy pouze změněné sekce a v případě nové firmy všechny údaje. Přenos probíhá jednou denně na obou stranách v nočních hodinách, aby nedocházelo k zatížení serveru v nesprávnou dobu.

Služby Axis4.info

Jednou z využívaných služeb Axis4.info je Poptávkový systém, který mohou města využít jako onlinové oslovení firem pro výběrová řízení. Poptávkový systém funguje na webových stránkách www.Axis4.info, kde si každý uživatel může v záložce Poptávky vyplnit zdarma krátkou anotaci, tzv. poptávkový formulář s možností upřesnění do kdy má být poslána nabídka, termín dodání, objem zakázky, do formuláře je možné vkládat soubory s bližší specifikací zakázky. Zadavatel také může nastavit oblast míst, případně více oblastí, ze kterých chce obdržet nabídky. Formulář je elektronicky odeslán operátorovi, kde je poptávka zpracována do 48 hod., tj. jsou vybráni potenciální registrovaní dodavatelé, jejichž předmět činnosti a zaměření odpovídá požadavkům zadavatele. Ti následně obdrží přímo do emailové schránky kompletní poptávku včetně kontaktů na zadavatele a mohou se zúčastnit výběrového řízení.

Nově nabízenou službou je E-aukce, elektronická aukce, jež v pilotním projektu spustil Axis4 v září 2008. Principem této služby je on-line výběrové řízení, kde na neveřejné internetové stránce jednotliví potencionální dodavatelé v reálném čase vylepšují své nabídky podle reakcí svých konkurentů. Kritériem výběru přitom nemusí být pouze cena, ale i další parametry odstupňované váhou podle důležitosti. eAukci je možno využít jak k nákupu, tak i k prodeji nejrůznějšího zboží nebo služeb. Ihned po ukončení aukce je zadavateli k dispozici kompletní protokol o průběhu eAukce, setříděný podle jím definovaných kritérií a požadavků na dodávku.

Další službou, kterou chystá Axis 4 do budoucna nabídnout městům je Ratingové hodnocení firem a měst. Toto hodnocení firem může sloužit jako podpůrný nástroj pro vypisování výběrového řízení.

Přínosy

Projekt datového propojení obou systémů přinesl Hospodářské komoře následující výhody:

• výrazné rozšíření systému z hlediska počtu registrovaných firem
• další rozšíření z hlediska detailnějších údajů o jednotlivých firmách
• zkvalitnění informací v systému, informace jsou nyní přesné a aktuální
• zjednodušená obsluha -- administraci provádí technologický správce Axis4.info (aktualizace přitom může probíhat z obou stran)

Městům přináší vylepšený Axis4.info především širší výběr mezi dodavateli a možnost volby kvalitního dodavatele dle stanovených kritérií, kterými nemusí být jen cena, ale mnohdy je důležitější spíše termín dodání. Systém umožňuje městům organizovat výběrová řízení rychleji, než je obvyklé při použití tradičních způsobů, a v případě elektronických aukcí dokonce dovoluje uspořádat soutěž nabídek v reálném čase, což je mimo virtuální prostor dnes prakticky neuskutečnitelné. Díky využití systému Axis4.info ušetří veřejné organizace čas a náklady na výběrové řízení, získají kvalitnější nabídky z pohledu cena/výkon a dodacích termínů, a vyhoví zákonným požadavkům v oblasti veřejných zakázek.