O zavedení datových schránek jako jednoho z významných prvků dalšího rozvoje e-governmentu v České republice a jednoho z nejdůležitějších nástrojů elektronické komunikace právnických osob i občanů s veřejnou správou se hovoří již delší dobu (pro právnické osoby budou povinné, pro fyzické osoby dobrovolné). Vzhledem k tomu, že na tomto poli panuje řada nejasností a dohadů, iniciovala redakce časopisu Obec a finance těsně před uzávěrkou tohoto čísla improvizované diskusní setkání, kterého se zúčastnili Ing. Ondřej Felix, CSc., poradce náměstka ministra vnitra Zdeňka Zajíčka, Mgr. Jan Brychta, projekt manažer společnosti Triada, a RNDr. Tomáš Renčín, který zde zastupoval Komisi informačních systémů Svazu měst a obcí ČR.

Zákon o e-governmentu zavádí dvě klíčové věci, které výrazným způsobem ovlivní všechny procesy ve veřejné správě -- tou první je zavedení datových schránek, tou druhou pak schopnost podávat v elektronické podobě veškeré přílohy, které v současné době musejí být na papíře. Datové schránky znamenají zcela zásadní přelom ve fungování veřejné správy, protože zavádějí povinnost pro každý orgán veřejné správy provozovat datovou schránku jako místo, do něhož se ve smyslu správního řádu a ostatních předpisů dá zcela oficiálně podat jakýkoli dokument. A to dokonce i dokument bez elektronického podpisu. To znamená, že se k těm dvěma klasickým způsobům podání (přes poštu a do podatelny) přidává třetí způsob v podobě podání do datové schránky. Jistým způsobem je to pokračování trendu, který byl zahájen elektronickými podatelnami, ty ale byly hodně ponechány na vůli veřejné správě, hlavně pokud se týká jejich využívání. Především proto, že všechna podání jsou typicky provázána s řadou příloh, které je dokládají, nebylo v praxi možné přes elektronickou podatelnu téměř nic podat.

Zákon o e-governmentu, který je v platnosti od srpna tohoto roku, od 1. 7. 2009 zavádí povinnost orgánů veřejné správy takto podané dokumenty přijmout a co navíc, zavádí povinnost orgánů veřejné správy v případech, kdy má klient zřízenou datovou schránku, tímto způsobem také doručovat. V praxi to znamená, že všem právnickým osobám povinně v okamžiku zřízení datové schránky, která jim přísluší ze zákona, bude muset veřejná správa doručovat elektronicky, a to včetně ostatních úřadů a organizací veřejné správy.

"Základní důsledek tohoto zákona je v jedné věci," zdůraznil Ondřej Felix. "Dojde k razantnímu skokovému zvýšení elektronických transakcí mezi veřejnou správou a okolím hned v okamžiku, kdy vstoupí v platnost."

Účastníci diskuse se shodli na tom, že na straně veřejné správy to znamená, že elektronické transakce přestanou být okrajovou "Popelkou", a stanou se základním způsobem fungování. "Tomu se samozřejmě budou muset přizpůsobit všechny stávající procesy v každé organizaci veřejné správy," dodal Tomáš Renčín.

"První náraz pocítí spisová služba, která bude muset zvládnout veškerou evidenci a ukládání elektronických dokumentů," poznamenal Jan Brychta. "Ty mohou tvořit řekněme 50--60 % agendy. Bude je muset umět zpracovávat, poskytovat pro jednotlivé kroky vyřízení a na závěr na jejich základě také vytvořit rozhodnutí a to pak zase zpátky doručit. Jde skutečně o zásadní změnu dosavadního fungování spisových služeb jako takových."

Systém datových schránek je z tohoto pohledu nejméně důležitou komponentou, protože z technického hlediska je to systém, který musí zaručit, že se dokument bezpečně a důvěryhodně podá a bezpečně a důvěryhodně bez jakékoli modifikace doručí. To je relativně jednoduchý úkol.

Druhým velice důležitým důsledkem tohoto zákona je, že každý občan nebo každá organizace má právo žádat (s několika málo výjimkami) konverzi jakéhokoli dokumentu do elektronické podoby a vlastně zkonstruovat celé elektronické podání včetně všech příloh.

Na závěr diskuse stručně shrnul Ondřej Felix základní fakta: "Hlavní potíž celé změny vidím především v tom, že na jednotlivé orgány veřejné moci najednou (místo papírových dokumentů) začnou ve velkém množství docházet dokumenty elektronické. A to je věc, na kterou se do doby platnosti zákona musejí všechny orgány veřejné správy připravit. Aby se na to mohly připravit dobře, předpokládá Ministerstvo vnitra ČR vypsání typových projektů financovaných ze zdrojů Strukturálních fondů EU. Prostředky EU by tak mohly výrazně přispět k profinancování plánované změny funkcionality spisové služby. Výzvy na tyto projekty by měly postupně nabíhat již na podzim tohoto roku. Zodpovědnost za to, že se každý úřad s důsledky nového zákona vypořádá, je ale jednoznačně na každém konkrétním úřadě či organizaci. A vzhledem k tomu, že účinnost zákona vejde v platnost k 1. červenci 2009, je nejvyšší čas se začít tímto problémem zabývat."

S tímto závěrem samozřejmě souhlasí jak Jan Brychta, tak Tomáš Renčín, oba shodně dodávají, že by se obce a města měly v dostatečném předstihu zajímat o možnosti optimálního řešení u dodavatelů svých informačních systémů.