Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) je ojedinělou a gigantickou organizací. Po celé České republice má více než 100 kontaktních míst pro své klienty a celkem 89 územních pracovištích. Jednou z jejich povinností vyplývající ze zákona je evidence odpracovaných let a výdělků u všech zaměstnanců organizací, na základě kterých pak vyplácí vyměřené důchody.

V minulosti nebylo výjimkou, že nesouhlasily odpracované dny evidované na ČSSZ se skutečností, k čemuž docházelo díky chybám v ručním vyplnění Evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP) v zaměstnavatelské organizaci. Dále bylo pracné v archivech dohledat a kompletovat veškeré dokumenty ke stanovení správné důchodové dávky pojištěnci. Proto ČSSZ, organizace, která drží krok s vývojem technologií ve společnosti a nebrání se zavádění inovačních řešení vedoucí k rozvoji e-governmentu, hledala efektivní řešení, které zásadním způsobem sníží ruční manipulaci s dokumenty a omezí chybovost ve vyplněných Evidenčních listech důchodového pojištění.

Digitalizace podkladů

Prvním krokem k modernizaci byla digitalizace všech nárokových podkladů důchodového pojištění v papírové podobě, které byly uloženy v centrálních archivech na ČSSZ. Získáním elektronického obrazu těchto dokumentů na digitalizační lince se podstatně zvýšila efektivita manipulace s dokumenty a jejich kompletace.

Roční Evidenční listy důchodového pojištění ve formě elektronické datové věty.

Dalším krokem bylo zavedení ročních Evidenčních listů důchodového pojištění (RELDP), které od roku 2005 je možné zasílat přímo z organizace ze mzdových systémů ve formě elektronické datové věty. Taková datová věta obsahově nahrazuje tiskopis. Je opatřena elektronickým podpisem, místo razítka a podpisu, který dostatečně zajišťuje autentičnost informace a osobní data v ní obsažené jsou zašifrována. Takže oprávnění k jejich přečtení má pouze osoba znající "klíč". Tím je zajištěna jednak vysoká bezpečnost zasílaných dat, tak pravidelná evidence a zpracování odpracovaných let. Občan tak může mít jistotu, že až půjde žádat o důchod, nedojde k nemilému překvapení.

Příprava na hromadné zpracování ročních Evidenčních listů důchodového pojištění, které každá organizace od roku 2005 má za povinnost předat ČSSZ, začala již během roku 2004. V tomto roce probíhal testovací provoz elektronického podání a organizace si tak mohly s předstihem "vyzkoušet" nový způsob komunikace s ČSSZ.

Od začátku se nabízejí dva způsoby elektronického zasílání:

1. prostřednictvím Portálu veřejné správy nebo
2. na paměťovém mediu (CD, disketa) například poštou.

Vývoj a implementaci nové aplikace

Podstatou elektronického podání a následného zpracování byla nejenom úprava mzdového softwaru na straně zaměstnavatele, ale zejména úpravy aplikačního vybavení pro příjem elektronického podání na straně ČSSZ.

Úpravy, resp. vývoj a implementaci nové aplikace na ČSSZ realizoval tým ze společnosti Siemens.

Jednalo se o tyto hlavní části:

1. definování a vypracování celého procesu elektronického podávání RELDP -- počínaje elektronickým vyplněním na straně zaměstnavatele a konče doručením na ČSSZ a jeho následné zpracování a archivování;
2. návrh a zpracování nového elektronického formuláře;
3. návrh a realizace technologické linky;
4. rozšíření aplikační podpory v procesu zpracování důchodové agendy (RELDP nově obsahuje adresní údaje pojištěnce).

OCR linka

V rámci těchto úprav byla také modernizována digitalizační linka, která vytváří datové věty pomocí automatizovaného rozpoznání informací z ručně vyplněného tiskopisu (OCR linka). Pro získání vyššího stupně rozpoznání psaného textu je při skenování odfiltrován potisk formuláře. Za tímto účelem byly požadavky na formát a barevnost zohledněny již při designu formuláře nového Evidenčního listu důchodového pojištění.

Počet elektronických podání již přesáhl 10 miliónů.

Největším úskalím bylo vyrovnat se se zátěží velkého množství elektronických podání a to zvláště v termínu, ve kterém organizace měly povinnost předat Evidenční list důchodového pojištění za své zaměstnance za uzavřený rok. A těch bylo v prvním roce zavedení elektronického podání nad očekávání velké množství. Za úspěšným zprovozněním ovšem stojí pečlivá a včasná příprava a otestování funkcí systému jak na straně organizací, tak také na straně ČSSZ. V současné době je přibližně 50 % Evidenčních listů důchodového pojištění získáváno ve formě datové věty pomocí elektronického podání. Každým rokem se počet těchto elektronických podání zvyšuje. Zároveň ČSSZ rozšiřuje elektronická podání o příjem dalších informací například o datové věty Přihláška k nemocenskému pojištění -- odhláška. Do ledna 2007 bylo na ČSSZ přijato a zpracováno celkem přes 10 mil. datových vět z elektronických podání.