Od 1. ledna 2005 vstoupilo v platnost několik nový právních přepisů, které se týkají vedení spisové služby na městských a obecních úřadech.

Jsou to:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
• Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
• Zákon č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu
• Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon o elektronickém podpisu
• Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách

První z vyjmenovaných zákonů definuje povinnost vykonávat spisovou službu obcím s pověřeným obecním úřadem, obcím se stavebním nebo matričním úřadem a též městským částem, na něž byla přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního či matričního úřadu. Ostatní obce, které nemají přímou povinnost vést spisovou službu, musí přesto provádět příjem, evidenci, rozdělování, vyřizování, podepisování a odesílání dokumentů podle pravidel daných příslušnými paragrafy zmíněného zákona č. 499/2004 Sb.

Všechny právní přepisy týkající se spisové služby připouští možnost jejího vedení za použití výpočetní techniky (např. § 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.). Tato skutečnost je velmi příznivá, neboť dává šanci zajistit přesné dodržování pravidel spisové služby pomocí počítačového programu.

Elektronická podatelna

Velmi přímočaře se pak součástí spisové služby stává elektronická podatelna, kde se pozvolna stírá rozdíl mezi přijetím klasickou a elektronickou poštou, což je jistě cílovým stavem integrace elektronické komunikace do státní správy a samosprávy. Vyhláška č. 646/2004 Sb. stanoví pravidla pro jednotlivé kroky vedení spisové služby, které jsou:

1. Příjem dokumentů
2. Evidence dokumentů
3. Rozdělování a oběh dokumentů
4. Vyřizování dokumentů
5. Vyhotovování a podepisování dokumentů
6. Odesílání dokumentů
7. Ukládání dokumentů

Vyřízené dokumenty se ukládají ve spisovně podle spisového plánu. Uložené dokumenty musí mít samozřejmě vyznačenou skartační lhůtu a skartační znak. Všechny vyjmenované postupy by měly být definovány pro konkrétní úřad ve Spisovém a skartačním řádu, který vydává tajemník jako vnitřní směrnici úřadu (§ 110 odst. 4 písm. e zákona č. 128/2000 Sb.).

Modul Spisovna MUNIS

V informačním systému MUNIS slouží pro vedení spisové služby úřadu modul Kancelář, který zajišťuje celkovou evidenci dokumentů až po jejich vyřízení a vypravení z úřadu. Řeší též problematiku nabývání právní moci.

Jakmile je dokument nebo celý spis zcela vyřízen, předává se do spisovny, pro jejíž evidenci má IS MUNIS nový modul Spisovna. Tento modul je úzce svázán s Kanceláří tak, aby předání pokladů bylo pro uživatele jednoduché a došlo k maximálnímu využití všech údajů u dokumentu již evidovaných v podacím deníku.

Modul Spisovna obsahuje přehled uložených dokumentů s jejich místním umístěním. Samozřejmostí je vyhledávání podle různých kritérií, nejenom podle základního spisového plánu. U každého dokumentu se vedou popisné údaje vzniklé při uložení, a též veškeré záznamy o výpůjčkách tak, jak stanoví § 8 vyhlášky č. 646/2004 Sb.

Kromě evidence uložených dokumentů a zvláštní evidence zapůjčených dokumentů modul Spisovna též podporuje skartační řízení. Nabízí dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a které je tak třeba do skartačního řízení zařadit, a umožňuje vytisknout jejich seznam v podobě skartačního návrhu, jenž se dle § 9 citované vyhlášky předává příslušnému archivu v listinné podobě ve dvojím vyhotovení.

Podle platné legislativy lze též pomocí modulu Spisovna skartační lhůty prodlužovat a tisknout oznámení o této skutečnosti pro příslušný archiv.