V prestižní soutěži Zlatý erb získaly webové stránky města Hradec Králové ocenění v kategorii Elektronická služba. Nejsou to však jen webové stránky, které ukazují na úroveň informatiky. Magistrát má zpracovanou dlouhodobou strategii informačního systému města. O některých otázkách, které souvisí s využitím informačních technologií (IT) úrovni Magistrátu města Hradec Králové jsme hovořili s vedoucím úřadu Radkem Balounem.

Jak hodnotíte obecně význam informačních technologií pro činnost veřejné správy?

Pokud jde o obecný význam informačních technologií, je zřejmé, že moderní veřejná správa dnes již bez počítačů a bohatého programového vybavení nemůže existovat. Technika nesmírně usnadní lidem práci. Jde však o to, aby pro úředníky počítač nebyl jenom kvalitnějším psacím strojem, kdy se využívá pouze textový či tabulkový editor. Tyto technologie by měly sloužit hlavně k racionálnímu řízení a každý by měl dokázat využít všechny dostupné údaje a databáze k efektivnímu rozhodování nejenom ve své agendě, ale v rámci celého úřadu.

Jakým způsobem k rozvinutí této zásady přistupujete?

Při zavádění moderních technologií ve veřejné správě platila v první fázi zásada "po úřadě nesmí běhat občan, ale papír nebo spis". Tato etapa je již za námi. Dnes má každý úředník svůj počítač, v něm plno informací a vnitřní efektivita úřadu záleží na tom, jak se s těmito informacemi pracuje, jak se dokáží racionálně využívat v každé oblasti, která souvisí s náplní práce úřadu.

Mohl byste uvést některé příklady, které usnadnily činnost úřadu ve vztahu k občanům?

Myslím, že jsme byli první v republice, když jsme zavedli vyvolávací systém u jednotlivých přepážek. Zejména se to týká velmi četných agend při styku s občany jako je vyřizování osobních dokladů nebo dopravně správní agendy, evidence vozidel apod. Tento způsob je doveden ještě k vyšší dokonalosti využitím internetu, kdy se může každý objednat předem na určitou hodinu k vyřízení své záležitosti.

A příklady uvnitř úřadu?

Myslím, že velmi racionální je způsob práce s usneseními a vůbec zpracování podkladů pro volené funkcionáře. Všechna usnesení jsou vedena v elektronické podobě a průběžně jsou aktualizována. Z databáze je možné zjistit nejenom všechny podklady o konkrétním rozhodnutí rady nebo zastupitelstva se všemi podrobnostmi a v příslušném členění -- podle data, odvětví, závaznosti a odpovědnosti. V každém okamžiku je však také možno zjistit jaký je průběh plnění usnesení a všechny souvislosti.

Jak hodnotí tento způsob zastupitelé?

Naši zastupitelé pracují všichni s využitím notebooku. Podklady k rozhodování, materiály do rady i zastupitelstva dostávají v elektronické podobě na CD, odpadá rozmnožování papírů a přenášení těžkých složek. Stejným způsobem jsou vedeny přijaté závěry, záznamy z jednání atd. Odpadá tím spousta dotazů, protože všichni mají potřebné informace okamžitě k dispozici.

Takový systém práce jistě vyžaduje určitý koncepční přístup?

Ano, toho jsme si vědomi a proto byl přijat volenými orgány města koncepční materiál "Strategie informačního systému", který je základním dokumentem desetiletí. Vychází z programového prohlášení koaličních stran a řeší problematiku dalšího rozvoje komplexně, perspektivně a ve všech potřebných souvislostech a vazbách.

Je možno alespoň rámcově formulovat sledované cíle této koncepce?

Jedná se o opravdu obsáhlý dokument (279 stran), proto jen obecné cíle. Chceme získat spolehlivý, přehledný a snadno modifikovatelný informační systém. Měl by umožnit v maximální možné míře elektronickou komunikaci uvnitř i vně magistrátu a zajistit kvalitní způsob pořizování, uchovávání, zpracování a vyhodnocování všech důležitých dat a informací. Tyto informace by měly být kvalitním podkladem pro strategické rozhodování na všech stupních řízení magistrátu i města.

Mám-li být konkrétní, jako prioritní projekty byly vybrány inovace registrů a souvisejících agend a finanční účetnictví.

Můžete uvést některá čísla, která by charakterizovala informační systém magistrátu a jeho rozvoj?

Z hlediska hardware se jedná o 21 serverů, cca 250 pracovních stanic, patří sem i policejní terminály, které jsou již z 60 % nahrazeny PC. Postupně se modernizuje podle strategie. Operační systémy převážně MS Windows 2000 Server, databáze převážně MS SQL Server. Máme velice kvalitní a dlouhodobě rozvíjený geografický informační systém (GIS). Ročně se pohybuje částka na výdaje IS kolem 12,5 mil. Kč.

Máte nějaké příklady využití aplikací informačních systémů na úřadě?

Mohu uvést dobrou zkušenost s využitím informačního systému Solón, který využíváme formou multilicence. Je k dispozici všem pracovníkům úřadu a chválí jej také zastupitelé pro ucelený systém informací, vhodně tříděných a uzpůsobených pro veřejnou správu s řadou praktických příkladů. Všechny podklady jsou pravidelně aktualizovány.

Jaké nároky kladete v souvislosti s IT na personál?

Při přijímání nových pracovníků vyžadujeme z hlediska počítačové gramotnosti základní školení znalosti MS Office, které pak rozvíjíme pomocí e-learningu a samozřejmě probíhají odborná školení k jednotlivým agendám a speciální odborná školení informatiků. Domnívám se, že velmi důležitá je výměna zkušeností a přivítal jsem možnost setkání tajemníků v rámci konference ISSS, která probíhá každoročně v Hradci Králové. Je potřebné zveřejňovat co nejvíce dobrých příkladů (best practices) z činnosti obecních a městských úřadů.